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エクセルを方眼紙に(3) [パソコン]

このシリーズ、お久しぶりですので各記事へのリンクなど。
1回目は「表計算ソフトを方眼紙のようにして罫線で区切っただけでは、
音声使用者には、どこに書けば良いかわからない」というお話、
2回目は「セルを結合させると、書く場所が大体わかる」というお話を書きました。
1回目の記事へのリンクはこちら2回目の記事へのリンクはこちら

今回は、表が複雑だったり、回答項目が多い時、
音声使用者が自力で入力できるように、
表計算ソフトならではの機能を利用して、事前に配慮する方法です。

※以下は、マイクロソフトエクセルの例です。

まず、表を完成させます。
この時、回答欄は項目ごとに結合させておきます。
hougan9.gif
これを「印刷用」とします。

次にもう一つ、「記入用」のシートを作ります。
hougan8.gif
記入用シートが先に、印刷用シートが後になるように配置すると良いでしょう。

記入用シートの「A列」に、上から順に質問を書いていきます。
hougan10.gif
「下のセルに、記入した日が平成何年か、数字のみ書いてください。」
と書いて1行あける、
「下のセルに、記入した日が何月か、数字のみ書いてください。」
と書いて1行あける…という要領で、最後まで書きます。
列幅はそのままで、折り返さずベタ書きで良いです。

記入用シートの作成が終わったら、
回答が書かれるであろうセル(からっぽのマス)をコピーして、
そのまま印刷用シートを表示させ(切り替え)て、
該当する回答欄で、「形式を選択して貼り付け→リンク貼り付け」をします。
hougan11.gif
これを繰り返して、印刷用のシートを完成させます。
hougan12.gif
(この画像ではわかりやすくするために数式を表示しています。
 実際には数式は表示されません。)

最後に、記入用シートのA1セルにカーソルを移動して、保存します。
音声使用者がデータを開いた時、そこから始めれば良いように、という配慮です。

音声使用者用と非使用者用が兼用なら、前文に、
「このシートは音声使用者の記入用です。直接記入したい方は、印刷用シートにお書きください。」
などと書いておくと良いと思います。
音声使用者専用なら、記入欄以外をロックするのも良いでしょう。

なお、この方法では印刷用シートの該当欄に「ゼロ」が表示される事があります。
それが嫌な場合は、ゼロを表示させないようにも出来ます。
また、「男・女」のどちらかに丸を付けるようにしたい場合、別の方法で可能です。
(いずれもここでは省略します。)

私は、音声使用の方からの依頼を受けて、
複雑なアンケートデータを、上記のように作り変えた事があります。
少し時間はかかりますが、音声使用者が自力で記入できるので、お勧めです。
もちろん元の作成者がこの手法を知っていてくれたら、それに越したことはないと思います。

※この記事は、別ブログ「参考までに」の2011年11月15日付のミソドレラが作成した記事を、改定・移行したものです。

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